Đảm bảo an toàn cho nhân viên là điều tối quan trọng trong giai đoạn này. Đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh để không tác động xấu đến khả năng cung cấp dịch vụ cũng quan trọng không kém. Để làm được điều này, các công ty buộc phải dựa vào hệ thống các công cụ làm việc, hợp tác, quản lý, họp hội nghị trực tuyến khi nhiều nhân viên phải ở nhà, nhiều khu vực bị phong tỏa.
Tổng hợp các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng
Giao tiếp trực tuyến với Mattermost
Trong số tất cả các yếu tố hỗ trợ làm việc từ xa, giao tiếp cần được ưu tiên hàng đầu. Giao tiếp liền mạch giúp các thành viên luôn theo kịp và không bỏ lỡ những chỉ đạo, hay thông tin quan trọng. Sở hữu các ưu điểm: đa nền tảng, chia kênh để tạo nhóm thảo luận, tích hợp nhiều ứng dụng lưu trữ (Github, Gitlab, Jira, Jenkin...), gửi cảnh báo và báo báo cáo trên các kênh…, Mattermost nhận được nhiều đánh giá tích cực.
Họp, hội nghị trực tuyến trên Jitsi
Rõ ràng là để nhóm làm việc cùng nhau nhịp nhàng và đúng định hướng, cần phải có các cuộc họp và hội nghị. Vì vậy họp trực tuyến qua video sẽ rất cần thiết. Trong số các công cụ mã nguồn mở, Jitsi được đánh giá cao nhờ tính năng chia sẻ màn hình tiện ích, hỗ trợ thuyết trình ngay trong cuộc họp trực tuyến hay khi cần xem chung tài liệu.
Quản lý, lưu trữ Code với Gitlab
Với một kho mã nguồn trực tuyến có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, các developer cũng sẽ dễ dàng triển khai công việc tại nhà. Dù vậy, vẫn có nhiều trường hợp mã nguồn của tổ chức cần được bảo mật. Khác với Github - việc cấu hình repo private sẽ phải mất thêm phí, Gitlab hỗ trợ tính năng này miễn phí.
Sử dụng Redmine để quản lý công việc
Với những đặc thù trong lĩnh vực công nghệ, việc phân chia nhiệm vụ, quản lý đầu việc khi làm việc tại nhà sẽ khá khó khăn. Một công cụ quản lý cho phép theo dõi tiến độ theo thời gian thực như Redmine sẽ giúp các thành viên cũng như nhà quản lý đảm bảo theo kịp các mục tiêu đã đề ra. Redmine sử dụng biểu đồ lịch và biểu đồ thanh để quản lý các task, bug và yêu cầu hỗ trợ khoa học và tiện lợi.
Một số lưu ý khi sử dụng các công cụ làm việc từ xa cho doanh nghiệp
Các công cụ trên thông thường cũng được khá nhiều công ty áp dụng trong môi trường làm việc. Điều khác biệt là mức độ ứng dụng trong thời điểm này được nâng lên phạm vi rộng hơn, nhu cầu cấp thiết hơn. Tuy nhiên, đây lại chính là vấn đề nhiều doanh nghiệp cần lưu ý.
Bởi hầu hết các ứng dụng được phát triển ở nước ngoài. Việc số lượng lớn các doanh nghiệp cả trong nước lần nước ngoài đều trông cậy vào các ứng dụng này cùng một lúc có thể gây ra một số vấn đề như: nghẽn mạng quốc tế, kết nối không ổn định,… dẫn đến gián đoạn giao tiếp, gián đoạn công việc. Bên cạnh đó, các ứng dụng công cộng thường cũng không có mức bảo mật thông tin cao. Những nguy cơ về để lọt thông tin quan trọng, dữ liệu nhạy cảm, bị tấn công bởi tin tặc… rất có thể sẽ đe dọa doanh nghiệp, khiến tình hình khó kiểm soát hơn.
Trong khi đó, sử dụng các ứng dụng trên đường truyền mạng tại Việt Nam thường sẽ nhanh và ổn định hơn. Tuy nhiên, việc xây dựng một bộ công cụ làm việc từ xa đáp ứng đủ nhu cầu sẽ tốn nhiều thời gian, công sức khi doanh nghiệp cần triển khai nhanh chóng mà không muốn dùng các công cụ bên ngoài, cũng như không khả thi với những công ty không có đủ tiềm lực công nghệ, tài chính.
Để giải quyết những vấn đề trên, doanh nghiệp có thể cân nhắc một công cụ giúp thiết lập toàn bộ các ứng dụng giao tiếp, hợp tác, quản lý trên hệ thống của doanh nghiệp tại Việt Nam. Pre-built App là 1 ứng dụng giúp triển khai đầy đủ các công cụ làm việc trực tuyến như Mattermost, Jitsi, Gitlab, Redmine... ngay trên hệ thống doanh nghiệp chỉ với vài thao tác click đơn giản. Ngoài ra, còn có nhiều công cụ tiện ích phổ biến khác như: Owncloud, Nextcloud, Lamp Stack, Lemp Stack, cPanel…để doanh nghiệp lựa chọn.
Tất cả những gì người dùng cần làm là truy cập Pre-built App và lựa chọn các ứng dụng muốn triển khai. Một lợi thế khá lớn khác là các ứng dụng thiết lập sẽ chạy trên máy chủ BizFly Cloud đặt tại Việt Nam và do doanh nghiệp sở hữu. Mọi dữ liệu, thông tin đều sẽ được sao lưu, mã hóa, bảo mật tối đa. Sử dụng công cụ này sẽ cho phép doanh nghiệp tận dụng tối ưu lợi thế của mô hình làm việc từ xa trong giai đoạn này.
Hiện nay, Pre-built App là giải pháp do BizFly Cloud phát triển, hỗ trợ cài đặt tới hơn 100 ứng dụng làm việc tiện ích chỉ sau vài thao tác trên 1 ứng dụng duy nhất, cho phép bắt đầu làm việc tại nhà ở bất cứ đâu, vào bất cứ lúc nào. Triển khai tức thì, không tốn công sức, thời gian, nguồn lực. Để trải nghiệm dịch vụ MIỄN PHÍ và NHẬN NGAY 03 tháng phí cước sử dụng, độc giả quan tâm có thể truy cập tại: https://bizflycloud.vn/prebuilt-app/.
Hệ sinh thái BizFly Cloud được vận hành bởi VCCorp - Công ty dẫn đầu trong lĩnh vực công nghệ và truyền thông, đã có nhiều năm kinh nghiệm hợp tác cùng các đối tác lớn như Topica, VTV, Vingroup, Fahasa, 7-eleven, Ahamove, vntrip…