Có một thử thách mà rất nhiều người trong chúng ta phải đối mặt mỗi ngày, đó là cảm giác 24h là không thể đủ để làm hết tất cả những gì mình muốn. Nhưng thực ra, vấn đề nằm ở chỗ chúng ta không biết cách làm sao để sử dụng thời gian cho thật hợp lý và khôn ngoan.
Khổ nỗi, làm thế nào để hợp lý thì chẳng nhiều người có thể biết được, đâm ra cuộc sống của chúng ta luôn rơi vào trạng thái bận rộn, không có thời gian cho những việc cá nhân.
Vậy cách giải quyết thế nào? Rõ ràng, chúng ta chẳng thể bỏ thêm thời gian cho một ngày của mình được. Thay vào đó, phải tìm cách phân bổ thời gian hợp lý, và đó là lúc bạn cần đến cái gọi là "Quy tắc Pareto", hay còn gọi là "quy tắc 20:80".
Quy tắc Pareto là gì?
Vilfredo Pareto là người đã nghĩ ra quy tắc này. Ông là một nhà kinh tế học, người phát hiện ra rằng 20% gia đình tại ý sở hữu 80% số tiền của cả quốc gia.
Khi nhận ra sự thật này, ông bắt đầu áp dụng quy tắc 20/80 vào trong mọi thứ của cuộc sống. Chẳng hạn như lúc làm đồng, ông sẽ tập trung vào loại thực vật chỉ chiếm 20% nhưng cho sản lượng đến 80%. Và hóa ra, quy luật này còn áp dụng được vào khả năng thành công trong cuộc sống nữa.
Nỗ lực 20, hiệu quả 80
Cần hiểu rằng thế giới hiện đại mang đến cho chúng ta quá nhiều cơ hội, từ bất kỳ ý tưởng nào xuất hiện. Nhưng vì quá nhiều, bạn cần phải lựa chọn cho đúng, và đây là lúc Quy tắc Pareto tỏ ra thật hữu dụng.
Hiểu một cách đơn giản, hãy liệt kê ra 10 thứ bạn muốn làm trong ngày, với 8 trong số đó không thực sự quan trọng. Thứ bạn cần làm là dồn sức xử lý 2 đầu việc quan trọng còn lại. Nếu không tập trung vào 20% ấy, bạn sẽ phí phạm 80% thời gian cần thiết.
Nhưng phải làm sao để nhận ra đâu là điều quan trọng? Cũng dễ thôi, vì những thứ quan trọng thường là điều bạn thấy khó và phức tạp nhất. Về cơ bản thì đây là cách não bộ hoạt động: chúng ta có xu hướng trì hoãn và làm những thứ lặt vặt hơn, thay vì dồn sức giải quyết các vấn đề khó và thực sự có ý nghĩa.
Để bắt đầu, hãy chọn ra 6 việc bạn muốn ưu tiên vào ngày mai, sau đó gạch bỏ đi 5 việc bạn cho là ít quan trọng. Cuối cùng, hãy viết việc còn lại lên một mảnh giấy, rồi dán nó ở bất kỳ đâu mà bạn có thể thường xuyên nhìn thấy.
Vì nó là việc quan trọng, bạn có thể dành khoảng 1 - 2h để xử lý nó vào mỗi buổi sáng. Trong thời gian này, đừng để bất kỳ điều gì làm bạn xao nhãng. Nếu có thứ gì đó bạn chưa thể bỏ ra khỏi đầu, hãy viết nó ra để nhớ mà quay lại xử lý sau đó.
Áp dụng cho cả chuyện học tập
Quy tắc Pareto thực chất được áp dụng khá nhiều trong học tập. Chẳng hạn trong các bài kiểm tra, các giáo viên chắc chắn không thể hỏi toàn bộ nội dung học được, mà họ sẽ chỉ tập trung vào những phần quan trọng nhất, và phần này cũng chiếm khoảng 20% nội dung mà thôi.
Freelancer - tưởng tự do mà không hề
Một vấn đề chung mà những ai đang làm freelance (việc tự do) gặp phải, là họ bỗng thấy mình bận rộn còn hơn cả khi làm toàn thời gian.
Lý do là vì khi đã chấp nhận làm tự do, bạn cũng phải buông bỏ khá nhiều quyền lợi: bảo hiểm y tế, nghỉ ốm có lương, tiền thất nghiệp, bảo hiểm xã hội... Kết quả, bạn sẽ cố gắng nỗ lực làm việc hơn, nhận nhiều dự án hơn để tránh rủi ro.
Khổ nỗi, 80% số dự án bạn đang làm chỉ mang đến 20% lợi nhuận thôi. Vì vậy nếu đang làm việc cùng khách hàng mang lại nhiều lợi nhuận, hãy dành thời gian xây dựng mối quan hệ với họ, thay vì cố gắng dàn trải số lượng công việc ra. Như thế, bạn sẽ có được 80% lợi nhuận chỉ với 20% nỗ lực thôi.
Bài học từ Steve Jobs
Steve Jobs - CEO quá cố của Apple cũng rất hiểu quy tắc này. Thậm chí là nhờ nó, công ty của ông còn tránh được cảnh phá sản.
Nhìn chung khi đang vận hành một doanh nghiệp và gặp phải khó khăn, bạn cần phải cắt giảm những mục tiêu quá lớn và dự án quá viển vông, mà tập trung vào thứ mạnh nhất của mình.
Khi làm một nhà quản lý cũng vậy, bạn cần phải xác định được đâu là nhân viên mang lại 80% kết quả. Như vậy, bạn sẽ không phải dành quá nhiều thời gian danh cho công tác quản lý.
Nguồn: Bright Side