(Tổ Quốc) - Sau đại dịch, 91% các công ty tin tưởng vào hình thức làm việc kết hợp tại văn phòng và làm việc từ xa. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp lại lo ngại trước những những thách thức làm sao để xây dựng môi trường làm việc “không khoảng cách” một cách hiệu quả khi quyết định triển khai cách làm việc này.
Làm việc từ xa xu hướng và thách thức!
Theo dữ liệu khảo sát trước và trong đợt bùng phát lần thứ 4 cho thấy: 38% doanh nghiệp tham gia khảo sát đã bắt đầu triển khai mô hình nửa văn phòng, nửa làm từ xa; 91% doanh nghiệp tin tưởng mô hình làm việc không khoảng cách sẽ là xu hướng ổn định trong tương lai và 74% nhân sự cũng ủng hộ và mong muốn doanh nghiệp đưa ra mô hình làm việc linh hoạt hơn kể cả khi đại dịch kết thúc. Như vậy, để không chỉ "sống chung" mà còn "sống tốt" trước các tình huống bất lợi trong tương lai, thì quản lý vận hành từ xa sẽ là bài toán cần tối ưu thời điểm hiện tại.
Tuy nhiên, để triển khai được mô hình này, doanh nghiệp cũng cần đối mặt với nhiều thách thức như: các quy trình, thủ tục thủ công khiến nhân sự vẫn phải lên văn phòng để ký tá, in ấn, họp hành, báo cáo, trình ký... tài liệu phân tán nhiều nơi trên giá kệ, trong máy tính cá nhân, usb, ổ cứng... khó tìm kiếm, tra cứu khi có nhu cầu sử dụng và đặc biệt thiếu công cụ hỗ trợ làm việc, giám sát và đánh giá hiệu quả công việc khi làm từ xa, khiến nhà quản lý không yên tâm hoặc tốn rất nhiều công sức để có thể quản lý hiệu quả.
Tìm lời giải mới cho các thách thức đương thời "online"
Vậy đâu là giải pháp làm việc online hiệu quả? Điều này đã được ông Lê Phương - chuyên gia chuyển đổi số FSI bật mí tại Diễn đàn cấp cao Chuyển đổi số Việt Nam 2021. Theo đó, cái tên mà chuyên gia nhắc đến là hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE. Ông Phương cho biết: "Chú trọng vào sự tinh gọn để tất cả nhân sự có thể dễ dàng sử dụng và đáp ứng triển khai nhanh trước yêu cầu phát sinh của doanh nghiệp, nhưng vẫn đảm bảo bài toán quản trị, WEONE với 3 phân hệ chính: Quản lý quy trình thủ tục - Quản lý công việc - Quản kho tài liệu, chắc chắn hệ thống sẽ hỗ trợ nhà quản lý giải quyết nỗi lo lắng về việc tối ưu hóa vận hành khi làm việc từ xa."
WEONE quản lý và điều hành doanh nghiệp tổng thể trên một nền tảng duy nhất
Với ưu điểm nổi bật là số hóa và quản lý tất cả quy trình thủ tục của doanh nghiệp trên môi trường internet trong một hệ thống duy nhất, đồng thời, tích hợp chữ ký số nội bộ, WEONE giúp giải phóng nhân sự khỏi những tác vụ thủ công trong xử lý quy trình thủ tục như việc trình ký, in ấn, chuyển phát giấy tờ thông thường... mà không lo những trở ngại về mặt địa lý.
Bên cạnh đó, WEONE đơn giản hóa quá trình phối hợp công việc giữa các cá nhân và phòng ban nhờ số hóa chức năng, nhiệm vụ của mỗi nhân sự đảm nhận trong quy trình làm việc. Các công việc sẽ được tự động chuyển tiếp và thông báo đến các nhân sự liên quan mà không cần tốn thời gian, công sức tìm xem ai làm gì, ở đâu để chuyển tiếp.
Đồng thời, WEONE cho phép đặt điều kiện xử lý, phê duyệt tự động tại mỗi bước. Điều này giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian phê duyệt, nhân viên tiết kiệm thời gian chờ phản hồi, từ đó tăng tốc độ phối hợp xử lý công việc.
Quản lý quy trình thủ tục làm việc trên một nền tảng, giúp tối đa hóa hiệu suất cộng tác
Để giải quyết bài toán quản lý hiệu suất làm việc của nhân sự khi làm việc từ xa, WEONE tích hợp tính năng quản lý công việc với nhiều ưu điểm nổi bật. WEONE hỗ trợ lập kế hoạch, phân chia công việc đồng đều cho tất cả mọi thành viên trong nhóm. Khi mỗi công việc được giao, hệ thống sẽ gửi thông báo và cập nhật vào danh sách công việc của cá nhân.
Nhà quản lý và nhân sự có thể nắm bắt, theo dõi tiến độ công việc được giao một cách trực quan dưới nhiều dạng biểu đồ khác nhau kanban, bảng biểu, lịch, gantt. Đồng thời trao đổi thảo luận cũng như cập nhật trạng thái công việc nhanh chóng, dễ dàng ngay trên một màn hình.
Tất cả các công việc được giao trên hệ thống tự động hóa WEONE đều được lưu trữ và đánh giá cụ thể ngay trên hệ thống. Thông qua các báo cáo, cảnh báo công việc tự động 24/7 giúp nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ liên tục, đánh giá hiệu quả làm việc khách quan và xử lý điểm nóng công việc nhanh chóng.
Quản lý công việc trực quan, đánh giá hiệu quả công việc minh bạch với WEONE
Bên cạnh đó, WEONE có thể tạo kho tài liệu lưu trữ trực tuyến, tập trung dữ liệu trên 1 hệ thống duy nhất, cùng cơ chế phân quyền chi tiết, bảo mật cao và tìm kiếm tài liệu thông minh theo từ khóa giúp nhân sự có thể dễ dàng truy cập và khai thác sử dụng thông tin tài liệu không giới hạn không gian, thời gian.
Thực tế qua 2 mùa dịch dãn cách, FSI đã triển khai và áp dụng thành công WEONE vào doanh nghiệp. Do đó dù làm việc online, hằng ngày, lãnh đạo vẫn có thể kiểm soát được tình hình làm việc và kết quả công việc của mỗi cán bộ nhân viên. Các quy trình làm việc vẫn liên thông xuyên suốt giúp cho hiệu quả công việc của FSI không bị ảnh hưởng, gián đoạn. Đồng thời việc làm việc online cũng giúp công ty tiết kiệm được nhiều chi phí như: điện nước, văn phòng phẩm… góp phần giúp công ty chống dịch hiệu quả.
Đăng ký trải nghiệm miễn phí WEONE ngay, liên hệ:
Công ty Cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI
Hotline: 0904 805 255
Email: support@weone.vn
Website: www.weone.vn
Fanpage: https://www.facebook.com/fsiweone
Ánh Dương