Deloitte Việt Nam: Tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến tránh lỗi "trễ hẹn" giữa "bão" COVID-19

ĐHĐCĐ trực tuyến là khái niệm khá "lạ lẫm" ở Việt Nam. Theo bà, hình thức họp này có phù hợp với những quy định luật pháp hiện nay?

Việc thực hiện họp ĐHĐCĐ trực tuyến được quy định tại Khoản 3, Điều 140 Luật Doanh nghiệp năm 2014 sửa đổi, đồng thời cũng được quy định chi tiết tại Khoản 3, Điều 8 tại Nghị định 71/2017/NĐ-CP hướng dẫn về Quản trị Công ty áp dụng đối với các công ty đại chúng. 

Tuy nhiên, để ĐHĐCĐ trực tuyến được tiến hành một cách hợp pháp còn cần phải xem xét xem điều này đã được quy định trong Điều lệ Công ty và Quy chế Quản trị Công ty hay chưa. Nói một cách khác, nếu điều này chưa được quy định rõ trong Điều lệ hoạt động và Quy chế Quản trị Công ty, DN cần phải lấy ý kiến của các cổ đông bằng văn bản để bổ sung thêm quy định về việc tổ chức thực hiện họp ĐHĐCĐ trực tuyến, thì mới được tiến hành triển khai họp theo hình thức này.

Dù ĐHĐCĐ trực tuyến còn khá mới mẻ với nhiều DN Việt Nam nhưng hình thức này đã  phổ biến ở một số quốc gia. Bà có thể cho biết, ở các quốc gia khác, việc này được thực hiện như thế nào và đem đến những lợi ích gì cho DN? 

Việc tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến không phải là điều mới ở nhiều nước. Tại Mỹ, việc tổ chức họp ĐHĐCĐ dưới hình thức trực tuyến được diễn ra khá phổ biến. Trong bối cảnh hiện nay, tính đến tháng 04 năm 2020, tại một số quốc gia như Anh, Đức, Canada, Singapore…, cũng đã có nhiều DN thực hiện tổ chức họp theo hình thức này. 

Bằng công nghệ trực tuyến, các cuộc họp ĐHĐCĐ có thể được diễn ra dưới 02 dạng: cuộc họp trực tuyến toàn bộ (virtual only-meeting), trong đó không thành viên nào gặp mặt trực tiếp; và cuộc họp trực tuyến một phần (hybrid meeting) với sự tham gia của một số thành viên có mặt trực tiếp tại một địa điểm cụ thể và thiết lập đường online để các thành viên khác trong cuộc họp này tham gia. 

Trên thực tế, cách thức tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến sẽ mang lại khá nhiều lợi ích cho DN, như thúc đẩy DN đổi mới, ứng dụng công nghệ , tăng khả năng huy động cổ đông tham gia - điều này đặc biệt phù hợp với các Công ty, Tập đoàn đa quốc gia; và giúp tiết kiệm chi phí so với họp trực tiếp ( bao gồm chi phí thuê hội trường, in ấn tài liệu, nguồn nhân lực phục vụ phiên họp,…). 

Đặc biệt điều này hết sức có giá trị vào năm nay khi mùa đại hội đến trong bối cảnh các quy định cách ly, giãn cách xã hội do ảnh hưởng bởi đại dịch. Tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến sẽ giúp các công ty chủ động trong việc đưa ra thời gian Đại hội sau khi đã hoãn/ hủy kế hoạch Đại hội, và theo đó, tiến hành tổ chức họp ĐHĐCĐ kịp thời và hiệu quả

Theo bà, các DN sẽ phải cân nhắc những vấn đề gì khi lựa chọn hình thức họp ĐHĐCĐ trực tuyến?

Dù họp dưới hình thức nào thì tôi cho rằng các cuộc họp ĐHĐCĐ cần được đảm bảo về cơ sở pháp lý như tôi đã trình bày ở trên. 

Hiện nay do ảnh hưởng của đại dịch, rất nhiều DN phải hủy kế hoạch họp ĐHĐCĐ đã có từ trước và đang xây dựng lại kế hoạch họp ĐHĐCĐ mới. Cùng với đó là hàng loạt các công việc cần phải thực hiện trước khi triển khai cuộc họp như chốt danh sách cổ đông, cập nhật các thông tin cho cuộc họp….Đây là những vấn đề DN phải tính đến.

Đến thời điểm này, theo quan sát của chúng tôi, mới có Tập đoàn FPT (bao gồm tập đoàn và các công ty thành viên) đã tổ chức thành công họp ĐHĐCĐ dưới hình thức trực tuyến. Việc FPT tổ chức họp ĐHĐCĐ dưới hình thức này không đơn thuần xuất phát từ việc đây là một tập đoàn về Công nghệ mà trên thực tế, trong các văn bản pháp lý về Quản trị Công ty của tập đoàn này (Điều lệ và Quy chế Quản trị Công ty), đã có điều khoản quy định về việc có thể triển khai các cuộc họp ĐHĐCĐ dưới dạng trực tuyến. Vậy nên các doanh nghiệp chưa có qui định điều khoản này trong các văn bản về Quản trị công ty thì cần khẩn trương xin ý kiến Cổ đông phê duyệt việc này. Deloitte Việt Nam có nhiều chuyên gia về Quản trị Công ty có thể hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp về vấn đề này. 

Do hình thức họp trực tuyến được cho là khá mới mẻ đối với nhiều DN tại Việt Nam, DN cũng cần phải lưu ý đến một số vấn đề sau để đảm bảo cuộc họp được diễn ra trôi chảy và hiệu quả.

Thách thức đầu tiên lớn nhất trong các buổi họp trực tuyến là đảm bảo tính hiệu quả trong việc trả lời của chủ tọa khi có thảo luận và tranh luận. Các câu hỏi của cổ đông sẽ được gửi dưới dạng câu hỏi điện tử với khối lượng lớn cùng với chức năng ''ẩn danh'' sẽ gây khó cho Chủ tọa trong việc quyết định chọn câu nào sẽ trả lời. Do vậy có thể không thỏa mãn yêu cầu của các cổ đông với các câu hỏi, đặc biệt là những câu hỏi hóc búa, "nhạy cảm".

Thứ hai là việc khó dự đoán được kết quả cuộc họp. Họp trực tuyến đồng nghĩa với việc có nhiều cổ đông tham gia họp hơn. Trong một phạm vi nhất định, số lượng bỏ phiếu có thể bị thay đổi theo thời gian thực, cổ đông không thực hiện việc ủy quyền biểu quyết, do vậy việc dự đoán kết quả sẽ khó hơn.

Bên cạnh đó, các vấn đề về công nghệ thông tin như lỗi kỹ thuật, tốc độ đường truyền… có thể sẽ xảy ra gây đình trệ hoặc thậm chí tê liệt hoàn toàn một cuộc họp trực tuyến. Ngoài ra, DN cũng cần xem xét sẽ phải làm gì nếu các cổ đông phản đối việc tổ chức việc tổ chức họp dưới dạng trực tuyến vì trên thực tế đã từng xảy ra trường hợp này.

Hiện nay, DN cung cấp nền tảng để thực hiện ĐHĐCĐ trực tuyến rất ít, thậm chí gần như chưa có ở Việt Nam. Với tình hình này, theo bà, liệu rằng sẽ có nhiều DN bị phạt vì trễ hẹn ĐHĐCĐ hay không?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp Việt Nam, kỳ họp ĐHĐCĐ thường niên cần được tổ chức trong vòng 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, và không muộn hơn trong vòng 06 tháng nếu cần phải gia hạn. 

Tức là các DN bắt buộc phải hoàn thành tổ chức họp ĐHĐCĐ trước/vào ngày 30/6. Với tình hình hiện nay, tôi cho rằng các DN tại Việt Nam nhanh nhất phải sang tháng 5 hoặc đầu tháng 6 mới có thể triển khai cuộc họp ĐHĐCĐ. 

Với cơ sở pháp lý được chuẩn bị đầy đủ tôi cho rằng DN nên xem xét hình thức họp trực tuyến như một giải pháp hữu hiệu cho kỳ họp ĐHĐCĐ trong bối cảnh đại dịch Covid-19 năm nay. Theo tôi, vấn đề nền tảng công nghệ không phải là yếu tố cản trở. Chúng tôi cũng như tin tưởng rằng Đại dịch sẽ sớm bị đẩy lùi và sớm chấm dứt để các doanh nghiệp có thể tổ chức họp ĐHĐCĐ bình thường.