Kinh nghiệm xây dựng cơ sở dữ liệu trực tuyến tại Thư viện trường Đại học Luật

Trong những năm gần đây, công tác kiểm định chất lượng giáo dục đã được các cơ sở giáo dục nói chung và các trường đại học nói riêng đặc biệt chú trọng với mong muốn nâng cao chất lượng, uy tín và vị thế của mình trong hoạt động đào tạo.

Trong hướng dẫn ban hành kèm theo công văn số 1668/QLCL-KĐCLGD của Cục Quản lý chất lượng, Bộ Giáo dục và Đào tạo ngày 31 tháng 12 năm 2019, thư viện được xem xét ở Tiêu chí 7.4: "Hệ thống lập kế hoạch, bảo trì, đánh giá và tăng cường các nguồn lực học tập như nguồn học liệu của thư viện, thiết bị hỗ trợ giảng dạy, cơ sở dữ liệu trực tuyến,... để đáp ứng các nhu cầu về đào tạo, nghiên cứu khoa học và phục vụ cộng đồng được thiết lập và vận hành Bên cạnh đó, hướng dẫn ban hành kèm theo công văn số 1669/QLCL-KĐCLGD về kiểm định chất lượng chương trình đào tạo của Cục Quản lý chất lượng - Bộ Giáo dục và Đào tạo ngày 31 tháng 12 năm 2019, thư viện được đề cập ở Tiêu chí 9.2 như sau: "Thư viện và các nguồn học liệu phù hợp được cập nhật để hỗ trợ các hoạt động đào tạo và nghiên cứu".

Với tiêu chí đặt ra như vậy, đòi hỏi các thư viện đại học phải đầu tư đảm bảo điều kiện đáp ứng yêu cầu kiểm định chất lượng, đặc biệt là vấn đề về học liệu.

ThS Vũ Thị Lương, Trung tâm Thông tin-Thư viện, Trường Đại học Luật Hà Nội cho biết, tại Trường Đại học Luật Hà Nội, sau kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục năm 2018, Đoàn đánh giá đã chỉ ra vấn đề còn tồn tại trong tiêu chí về học liệu của Trường như sau: "Thư viện của Nhà trường chưa đáp ứng được đầy đủ các tài liệu bắt buộc, tham khảo trong chương trình đào tạo bậc đại học và thạc sỹ đã được phê duyệt. Kiểm tra xác suất 533 học phần thuộc chương trình đào tạo đại học hệ chính quy, có 43 học phần không có đủ tài liệu, chiếm tỷ lệ 8,07%; 75 học phần thuộc chương trình đào tạo đại học hệ chất lượng cao, có 6 học phần không đủ tài liệu, chiếm tỷ lệ 8,0%; 224 học phần thuộc chương trình đào tạo đại học thạc sỹ, có 21 học phần không có tài liệu, chiếm tỷ lệ 9,37%".

Cuối năm 2018, Thư viện được Nhà trường đầu tư trang bị phần mềm thư viện điện tử, thư viện số Kipos. Đây là giải pháp toàn diện cho thư viện với sự kết hợp của 3 hệ thống: tự động hóa thư viện, thư viện số và cổng thông tin thư viện. Tại thời điểm chuyển giao Phần mềm Kipos, Trường Đại học Luật Hà Nội mới mua các phân hệ: bổ sung, biên mục, lưu thông, ấn phẩm định kỳ, bạn đọc, tra cứu, thư viện số, cổng thông tin thư viện và chưa có phân hệ kiểm định chất lượng.

Để xây dựng cơ sở dữ liệu học liệu phù hợp với từng thư viện đòi hỏi nhà cung cấp phải nghiên cứu thật kỹ về chương trình đào tạo cũng như đặc điểm vốn tài liệu của các đơn vị đó. Đối với các trường đào tạo đa ngành, danh mục học liệu của các ngành độc lập với nhau hoặc ít có sự liên quan thì yêu cầu về cấu trúc của cơ sở dữ liệu học liệu sẽ đơn giản hơn. Trường Đại học Luật Hà Nội là cơ sở đào tạo đơn ngành, các chương trình đào tạo tuy có phân chia thành các chuyên ngành nhưng các học phần (môn học) có sự lặp lại và được giảng dạy ở các chương trình đào tạo khác nhau; một tài liệu có thể được sử dụng cho nhiều học phần, nhiều chương trình đào tạo. Xuất phát từ thực tế đó, năm 2019, Công ty cung cấp phần mềm đã nghiên cứu, hoàn thiện chức năng Kiểm định chất lượng của Phần mềm Kipos (trên cơ sở phát triển chức năng Kiểm định được xây dựng cho Thư viện Trường Đại học Nguyễn Tất Thành) để phù hợp với nội dung chương trình đào tạo và nguồn học liệu của Trường Đại học Luật Hà Nội.

Cách thức xây dựng cơ sơ dữ liệu học liệu như sau:

Bước 1: Xây dựng cấu trúc của cơ sở dữ liệu học liệu; tạo các giao diện, biểu mẫu nhập liệu; tạo các nút lệnh, cơ chế liên kết dữ liệu giữa các hợp phần.

Bước 2: Xây dựng ma trận nội dung các chương trình tạo của 05 chương trình đào tạo đại học hệ chính quy, 02 chương trình đào tạo thạc sỹ (theo định hướng nghiên cứu và định hướng ứng dụng). Thống kê số lượng các học phần/môn học, cơ cấu các khối kiến thức, số lượng tín chỉ của từng chương trình đào tạo.

Bước 3: Thu thập đề cương môn học của các học phần thuộc các chương trình đào tạo của Trường từ các nguồn khác nhau.

Bước 4: Cập nhật dữ liệu cho các nội dung đào tạo, chương trình đào tạo.

Bước 5: Cập nhật tài liệu cho các học phần/môn học theo danh mục học liệu trong đề cương môn học: Nhập thông tin về tài liệu trong danh mục học liệu vào giao diện/biểu mẫu nhập liệu phù hợp; Tìm kiếm, gắn dữ liệu thư mục đối với những tài liệu sẵn có trong thư viện; Tìm kiếm, gắn đường liên kết (URL) tới nguồn toàn văn đối với những tài liệu (văn bản pháp luật, các hiệp định, hiệp ước,…) được tìm thấy từ nguồn truy cập mở trên mạng internet.

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu học liệu của các học phần thuộc các chương trình đào tạo của Trường Đại học Luật Hà Nội đã tạo ra công cụ hữu ích cho việc rà soát học liệu, thay thế phương pháp rà soát học liệu thủ công bằng việc sử dụng phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ thư viện. Đồng thời, cơ sở dữ liệu học liệu cũng mang lại hiệu quả trong việc tổ chức, quản lý, khai thác và sử dụng nguồn học liệu của các chương trình đào tạo, hỗ trợ việc xây dựng báo cáo tự đánh giá các chương trình đào tạo của Trường trong tiêu chí về thư viện và nguồn học liệu. Cơ sở dữ liệu học liệu đã đem lại những lợi ích thiết thực cho cả thư viện, giảng viên và người học.

Đối với thư viện, cơ sở dữ liệu học liệu là công cụ quản lý có hiệu quả nguồn học liệu, giảm thiểu thời gian, công sức cho việc rà soát học liệu, kiểm soát chặt chẽ sự thay đổi của danh mục học liệu qua từng học kỳ; đánh giá khách quan, trung thực mức độ đáp ứng về học liệu của thư viện đối với các chương trình đào tạo của Trường, từ đó có kế hoạch và biện pháp bổ sung, thu thập tài liệu.

Đối với giảng viên, đầu mỗi kỳ học, các bộ môn phải tiến hành rà soát, chỉnh sửa hoặc xây dựng mới đề cương môn học, trong đó có danh mục học liệu. Việc rà soát danh mục học liệu tiêu tốn nhiều thời gian, công sức và không ít khó khăn đối với giảng viên trong việc tìm kiếm, lựa chọn, xác định nguồn tài liệu đưa vào danh mục học liệu. Nếu được phân quyền sử dụng cơ sở dữ liệu học liệu, giảng viên có thể tự rà soát danh mục học liệu, bổ sung, cập nhật tài liệu ngay trên giao diện của cơ sở dữ liệu học liệu. Cách làm này sẽ giúp giảng viên nắm được nguồn tài liệu của từng môn học hiện có trong thư viện, khắc phục tình trạng tài liệu lỗi thời, lạc hậu, thông tin về tài liệu thiếu chính xác, rút ngắn thời gian và công sức của giảng viên cho việc rà soát, cập nhật, bổ sung danh mục học liệu.

Đối với người học, cơ sở dữ liệu học liệu được tích hợp tại tính năng Tra cứu trên cổng thông tin của thư viện giúp người học dễ dàng tra cứu, xem toàn bộ danh mục học liệu của các học phần có tại thư viện mà không cần phải tìm kiếm, tra cứu từng tài liệu riêng lẻ. Ngoài ra, với các tài liệu là văn bản pháp luật, công ước, hiệp ước, hiệp định… đã được gắn sẵn đường dẫn điện tử, bạn đọc có thể dễ dàng sử dụng mà không cần mất công tìm kiếm. Tiện ích này giúp cho người học dễ dàng tiếp cận nguồn học liệu có trong thư viện, giảm thiểu thời gian tra cứu, tìm kiếm tài liệu.

"Qua thực tế gần vài năm sử dụng cơ sở dữ liệu học liệu, chúng tôi nhận thấy đây thực sự là một công cụ hữu ích mà thư viện các trường đại học nên xem xét, nghiên cứu xây dựng một cơ sở dữ liệu học liệu phù hợp với chương trình đào tạo và vốn tài liệu của đơn vị mình, đặc biệt là trong bối cảnh các trường đang chú trọng đến vấn đề kiểm định chất lượng cũng như tự đánh giá chương trình đào tạo như hiện nay"- ThS Vũ Thị Lương chia sẻ./.